ご依頼の経緯
ご相談いただいた会社様では、ここ数年で店舗数と従業員数が増え、採用活動も積極的に行うようになっていました。
以前は従業員数が少なかったため、入社や退職が発生しても社長様が自ら内容を確認し、その都度必要な手続きを進めることができていました。しかし、従業員が30名近くになると、正社員だけでなくアルバイトの入退社も頻繁に発生するようになり、労務管理にかかる負担が急激に増えていきました。
特に困っておられたのが、従業員を採用した際にどの手続きが必要なのかを毎回確認しなければならないことでした。
社会保険へ加入するのか、雇用保険の対象になるのか、労働条件通知書には何を書けばいいのかなど、従業員によって条件が異なるため、社長様と事務担当者だけでは判断に迷うことが増えていました。
また、退職する従業員についても、有給休暇を消化してから退職したいと言われたり、突然退職を申し出られたりすることがあり、そのたびにどのように対応すればよいのか調べる必要がありました。
社長様は、店舗運営や仕入れ、採用面接など本来取り組むべき業務があるにもかかわらず、従業員の入社や退職があるたびに手続きや労務相談へ時間を取られることに大きな負担を感じていました。
事務担当者からも、毎回インターネットで調べながら対応することに限界を感じているとの相談がありました。
さらに、今後も新店舗の出店を計画しており、従業員数がさらに増える見込みでした。
社長様は、このまま従業員数だけが増えていけば、いつか手続き漏れや労務トラブルが起きるのではないかと不安を感じるようになりました。
問題が起きた際に単発で専門家へ相談する方法ではなく、普段から会社の従業員構成や店舗運営を理解している社会保険労務士へ相談できる体制を整えたいとのご希望から、当事務所へ労務顧問契約をご依頼いただきました。
担当社会保険労務士のコメント
会社が成長して従業員が増えると、入退社に関する手続きや従業員からの質問も比例して増えていきます。
特に飲食業では、正社員だけでなくアルバイトやパートも多く、勤務時間や雇用条件が一人ひとり異なるため、社会保険や雇用保険の適用について判断に迷うことも少なくありません。
今回の会社様でも、社長様と事務担当者が毎回制度を確認しながら対応されており、それ自体が大きな負担になっていました。
労務顧問契約を結ぶことで、入社予定の従業員について事前に勤務条件を確認したり、退職の相談があった段階で対応方法を検討したりすることができるようになります。
重要なのは、何か問題が起きてから専門家を探すのではなく、迷った時点で相談できる状態を作っておくことです。
たとえば、従業員から突然退職を申し出られた場合でも、退職日、有給休暇、引継ぎなど、確認すべき内容はいくつもあります。その場の感情だけで対応するのではなく、会社の状況を確認しながら適切な方法を検討することが大切です。
採用についても同様です。面接が終わって採用が決まった後に条件を整理するのではなく、求人を出す前や採用を決める前に労働条件を確認しておくことで、入社後の認識違いを防ぎやすくなります。
今回の会社様では、顧問契約後、採用予定者の勤務条件、入社時の手続き、退職者への対応、有給休暇、労働時間などについて継続的にご相談いただける体制を整えました。
その結果、社長様や事務担当者がその都度インターネットで調べる必要が減り、判断に迷う時間を大幅に減らすことができました。
顧問社労士の役割は、単に書類を提出することだけではありません。会社の状況を普段から把握し、経営者が判断に迷ったときにすぐ相談できるパートナーになることが重要です。
特に淀川区で飲食店を経営されており、採用や退職が増えてきた会社様、従業員数の増加に伴って労務管理が複雑になってきた会社様にとっては、早い段階で労務顧問契約を結び、継続的に相談できる体制を整えることが、将来のトラブル防止につながります。
お客様の声
従業員が少なかった頃は、入社や退職があっても自分で何とか対応できていました。しかし、店舗と従業員が増えてからは、毎月のように誰かが入社したり退職したりするようになり、そのたびに手続きを調べることがかなり負担になっていました。
特に、社会保険に入れる必要があるのか、雇用保険はどうなるのかなど、従業員によって条件が違うので、毎回判断に迷っていました。
事務担当者もネットで調べながら対応していましたが、書いてある内容がサイトによって少し違うこともあり、本当にこの処理で合っているのか不安になることが多かったです。
顧問契約をしてからは、従業員を採用する前に勤務条件を確認してもらえるようになり、かなり安心して採用できるようになりました。
退職の相談があったときも、退職日をどうするのか、有給休暇をどう扱うのか、引継ぎはどう進めるのかなど、細かなところまで相談できるため、その場で慌てて判断することがなくなりました。
以前は何かあるたびに自分で調べていましたが、今は分からないことがあればすぐ確認できるので、その分だけ店舗の売上や採用、スタッフ教育などに時間を使えるようになっています。
会社のことを普段から知っていただいているため、毎回最初から説明しなくていいことも助かっています。
単発で相談するよりも、普段から会社の状況を把握してもらっている方が、実際に何か起きたときの対応も早いと感じました。
今後さらに店舗を増やしたいと考えているので、従業員が増えてから慌てるのではなく、今の段階で労務管理の体制を作ることができて本当に良かったです。
社長や事務担当者だけで全部抱えるより、専門家に相談できる状態を作ったことで精神的にもかなり楽になりました。従業員が増えてきて労務管理に時間を取られている経営者には、早めに顧問契約を検討した方がいいと思います。
